Digitales DMS
Die Menge der Dokumente die von Beginn an aufgelaufen waren, erforderten eine zeitaufwendige Recherche. Alle Welt spricht von Digitalisierung – also musste hier eine Lösung gefunden werden, womit sich das Thema zu einem konkreten Projekt entwickelte. Da ich berufsmäßig längere Zeit mit diesen und ähnlichen Themen befasst bin, gab es nur eine Lösung: Ein Dokumenten-Management-System auf Basis einer Cloud-Lösung, parallel zur analogen Erfassung nach internen Vorgaben des Archivs der TU Chemnitz. An dieser Stelle besonderer Dank an die Firma DocuWare die das als „non profit“ Lösung ermöglichte.
Unter einer Cloud versteht man u.a. die internetbasierte Bereitstellung von Speicherplatz als Dienstleistung. Die Zusammenarbeit mit dieser Infrastruktur erfolgt über das Internet und einem Webbrowser. Damit kann jeder berechtigte Anwender auf das System unabhängig vom lokalen Standort mit verschlüsselten Zugangsdaten zugreifen, Dokumente hoch/herunterladen, indexieren, suchen und verarbeiten.
Somit war und ist es möglich, dass diese Dokumente nach speziellen amateurfunkspezifischen Indexbegriffen bewertet, erfasst und digital archiviert wurden. 
Quelle: DM6WAN, Screenshot Auszug einer Datenbankabfrage zu QSL-Karten
Die Suche in DocuWare erfolgt mittels eines sogenannten Suchmaske. Voraussetzung war es jedoch, dass die Dokumente vorher entsprechend indexiert werden konnten, also dass dann auch in einem jeweiligen Suchbegriff Treffer gefunden werden können.
Das geschieht mittels der sogenannten Ablagemaske, die der Suchmaske ähnelt. Soweit die Theorie.
Besitzt man jetzt die passwortgeschützten Zugangsdaten zu DocuWare, kann man auch aus der digitalen DE-Liste sofort ein Dokument öffnen. Dann wird sofort die entsprechende QSL-Karte in einem separaten Browser-Fenster angezeigt.
Quelle: DM6WAN
Ergänzt mit anderen vorhandenen Dokumenten, Fotografien und Publikationen wurde damit die Voraussetzung für eine effektive Recherche zu dieser Dokumentation geschaffen, die schrittweise vervollkommnet wird. Ergänzt durch Recherchen im Internet war und ist es möglich, das eigene Wissen zu historischen Situationen und Zusammenhänge zu erweitern, um damit auch diese Dokumente besser zu verstehen und einordnen zu können.
In diesem Video schildert der Leiter des TU-Archivs seine Erfahrungen mit dem Cloud-System.
Der Zugang zu diesem DMS erfolgt ausschließlich über einen persönlich zugewiesenen Account
Anfragen zu einem Zugang mit Benutzername und Passwort ausschließlich per E-Mail an info@dm6wan.de
Die Mail sollte folgende Informationen enthalten:
- Name, Vorname
- Rufzeichen
- gewünschtes Datum Start
Hinweis: Die Verwendung eines zugewiesenen zeitlich befristeten Accounts ist ausschließlich für individuelle amateurfunktypische Recherchen vorbehalten. Jeglich kommerzielle Nutzung der Daten (auch Screenshots) ist ausgeschlossen. Die Nutzung durch dem jeweiligen Anwender unterliegt dem Urheber- und Datenschutzrecht.